Checklista vid kontorsflytt

✅ 1. Starta planeringen i god tid

En kontorsflytt tar tid att genomföra på ett professionellt sätt. Ju större verksamhet, desto mer framförhållning krävs.

✔️ Förberedelser:

• Utse en flyttansvarig projektledare som har helhetsansvaret.

• Gör en tidsplan med alla viktiga datum och deadlines.

• Informera personal, hyresvärdar, samarbetspartners och kunder om flytten i god tid.

• Sätt en budget för flytten som täcker alla delar (flyttfirma, IT, inredning m.m.).

✅ 2. Upprätta en inventarielista över allt som ska flyttas

Gör en detaljerad översikt över inventarier, utrustning och dokument. Det förenklar både packning och uppackning.

✔️ Inventeringen bör inkludera:

• Möbler (skrivbord, stolar, konferensbord)

• IT-utrustning (datorer, skrivare, servrar, telefoner)

• Dokument och arkiv

• Dekorationer och skyltar

• Lager eller produktionsutrustning (om relevant)

👉 Vill du läsa mer om smart packning? Kolla vår Checklista för packning – rum för rum!

✅ 3. Säg upp och teckna nya avtal

Glöm inte de administrativa delarna som behöver ordnas i samband med flytten.

✔️ Att tänka på:

• Säg upp gamla hyresavtal och skriv nya.

• Uppdatera adressändring hos Bolagsverket och Skatteverket.

• Informera bank, försäkringsbolag, kunder och leverantörer.

• Se över och teckna nya avtal för städning, kaffeservice och växtskötsel.

• Boka sophämtning och avfallshantering i nya lokalerna.

👉 Läs mer i vår Checklista för adressändring och avtal!

✅ 4. Säkerställ IT- och telefonlösningar

En kontorsflytt innebär nästan alltid att flytta teknik – vilket måste ske utan att störa verksamheten.

✔️ Så säkerställer du en smidig IT-flytt:

• Planera nedkoppling och uppkoppling av datorer, skrivare, servrar och WiFi.

• Se till att säkerhetskopiera all viktig data före flytt.

• Samordna med IT-leverantörer eller anlitad IT-tekniker.

• Kontrollera att bredbandsuppkoppling och telefoni är aktiva i nya lokalerna på inflyttningsdagen.

• Testa all utrustning direkt efter installation.

👉 Behöver du fler råd om teknik? Läs Hur fungerar flytt med magasinering? för tips om säker förvaring av utrustning.

✅ 5. Boka en professionell flyttfirma för företag

Att anlita en flyttfirma specialiserad på företagsflytt ger en trygg och effektiv flytt.

✔️ Checklista för flyttfirma vid kontorsflytt:

• Kontrollera att de har erfarenhet av företagsflyttar.

• Se till att de är försäkrade och har F-skattsedel.

• Begär en offert med tydliga villkor, vad som ingår och eventuella tillval (packning, montering, magasinering).

• Planera för tunga lyft – serverrack, kassaskåp eller kopiatorer kräver rätt utrustning.

👉 Läs mer i vår Checklista för att välja rätt flyttfirma!

✅ 6. Kommunicera tydligt med personal och samarbetspartners

Flyttinformation ska nå ut till alla berörda – både internt och externt.

✔️ Det här bör du kommunicera:

• Ny adress och inflyttningsdatum

• Tillfälliga störningar i verksamheten (om det påverkar kunder/leverantörer)

• Ny skyltning, kontaktuppgifter och öppettider

• Vem man kontaktar om frågor uppstår

✅ 7. Planera inredning och arbetsplatser i de nya lokalerna

Att ha en plan för möblering och arbetsstationer gör inflyttningen enklare.

✔️ Att tänka på:

• Gör en ritning för placering av skrivbord, mötesrum och gemensamma utrymmen.

• Säkerställ ergonomiska arbetsplatser och tillräckligt med eluttag och nätverksportar.

• Planera för eventuell expansion – lämna utrymme för växt.

• Se till att arbetsmiljön är trivsam: ljus, ljud och ventilation.

✅ 8. Packa och märk allt tydligt

En genomtänkt packning sparar tid vid uppackningen.

✔️ Gör så här:

• Märk alla kartonger med avdelning, innehåll och destination i nya lokalen.

• Packa dokument och känslig information i separata, låsta kartonger.

• Skydda skärmar, projektorer och annan ömtålig utrustning med bubbelplast och filtar.

• Dokumentera vilken IT-utrustning som tillhör vilken arbetsstation.

👉 Läs vår Checklista för packning – rum för rum för fler smarta packtips!

✅ 9. Flyttdagen – så går det till

Dagen då allt händer! Se till att allt är förberett och att det finns tydliga roller.

✔️ Checklista för flyttdagen:

• Samla teamet och gå igenom dagen snabbt på morgonen.

• Ha kontaktpersoner på plats både i gamla och nya lokaler.

• Följ upp att allt lastas enligt inventarielistan.

• Ha tekniker tillgängliga för snabb installation av IT och nätverk.

• Se till att alla nycklar/taggar/fjärrkontroller överlämnas och fungerar.

✅ 10. Efter flytten – gör klart det sista!

Se till att allt fungerar i de nya lokalerna och att inga detaljer glöms bort.

✔️ Att göra direkt efter flytt:

• Kontrollera att alla arbetsplatser är på plats och fungerar.

• Gör en genomgång av gamla lokalerna och lämna över nycklar.

• Informera om uppdaterade kontaktuppgifter på hemsida, e-postsignaturer och trycksaker.

• Utvärdera flytten – vad gick bra och vad kan förbättras till nästa gång?

Sammanfattning – Checklista vid flytt av kontor och företag

Relaterade checklistor och guider:

🔹 Checklista för att välja rätt flyttfirma 🔹 Dolda kostnader vid flytt – det här ska du se upp med! 🔹 Vad kostar en flyttfirma? – så får du rätt pris

En kontorsflytt behöver inte vara ett stressmoment. Med rätt planering och vår kontorsflytt checklista blir din företagsflytt både smidig och effektiv.